Regolamento Interno

ASSOCIAZIONE CULTURALE EUROPEA APS

 REGOLAMENTO INTERNO

 (Documento: RegInt.11102023.ver.s0)

 Data: 11/10/2023

 

 INDICE

ABBREVIAZIONI 4

BIBLIOGRAFIA. 4

  1. INTRODUZIONE. 5
  2. SCOPO DEL DOCUMENTO.. 5
  3. CAMPO DI APPLICAZIONE. 6
  4. VALIDITA’ 6
  5. L’ASSOCIAZIONE CULTURALE EUROPEA. 6

5.1 Generalità. 6

5.2 Organi sociali 7

5.3 Associati e Volontari 8

Tabella 2 – Altri volontari ACE, oltre ai membri del Consiglio Direttivo. 8

  1. Adesione all’ ACE. 9

6.1 Generalità. 9

6.2 Adesione per l’anno 202X. 9

6.3 Accesso alle strutture, materiali ed eventi 9

6.4 Liberatoria eventi 10

6.5 Disdetta (politica di cancellazione) 10

6.6 Collaborazione con altri Club/Associazioni 10

6.7 Collaborazione con i Semestri 10

6.8 Assicurazione viaggi 10

  1. Administrative Working Group (AWG) 10
  2. PRIVACY. 11
  3. LIBRI E REGISTRI DELL’ ASSOCIAZIONE. 11

9.1 Generalità. 11

9.2 Il libro degli Associati. 11

9.3 Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’Assemblea. 12

9.4 Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’Organo Amministrativo/Consiglio Direttivo. 12

9.5 Il libro delle Adunanze e delle deliberazioni dell’Organo di controllo. 12

9.6 Il libro dei Volontari associati. 12

9.7 Contabilità. 12

  1. PROCESSI ORIZZONTALI 12

10.1 Riunioni 12

10.2 Attività generali di Segreteria. 13

10.3 Sicurezza (safety) 14

10.4 Riforma di beni 14

  1. SETTORI DI ATTIVITA’ 14

11.1 Generalità sulle procedure relative ai settori 14

11.2 Responsabile di settore. 15

11.3 Accesso a locali, materiali, attrezzature. 15

11.4 Responsabilità personale e liberatorie. 15

11.5 Regolamenti per settore 15

11.6 Spettacoli, eventi e pagamenti 15

11.7 Cancellazione di eventi da parte di ACE. 16

  1. ALTRE ATTIVITA’ ACE. 20

12.1 Collaborazione con i Comitati di celebrazione dei Semestri di Presidenza UE. 20

12.2 Contributo allo Schuman day 20

12.3 Manifestazioni straordinarie. 20

  1. COLLABORAZIONE CON ALTRI CLUBS/ASSOCIAZIONI/TERZI 20
  2. PROGRAMMAZIONE ANNUALE. 21
  3. RENDICONTAZIONE. 21
  4. MARKETING.. 22
  5. ITC. 23
  6. ASSICURAZIONI 23
  7. ARCHIVIO.. 23

ALLEGATO I – ADESIONE ALL’ACE. 25

ALLEGATO II – PRIVACY. 31

ALLEGATO III – LIBERATORIA E DELEGA PER I MINORENNI 35

ALLEGATO IV – LIBERATORIA EVENTI 36

ALLEGATO V – UTILIZZO DEL PIANOFORTE. 37

 

ABBREVIAZIONI

ACE     Associazione Culturale Europea

AIACE Associazione Internazionale Pensionati della Commissione Europea

APS      Attività di Promozione Sociale

AWG    Gruppo di lavoro (Administrative Working Group)

CC       Comitato Culturale

C.D.      Consiglio Direttivo ACE

CEI      Club Europeo Ispra

CLP      Comitato Locale del Personale

COPAS Comitato Paritetico per le Attività Sociali del JRC Ispra

ETS      Ente del Terzo Settore

JRC      Joint Research Centre, Ispra

OdG     Ordine del Giorno

R.I.       Regolamento Interno

RSPP    Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione

RUNTS Registro Unico Terzo settore

UE       Unione Europea

BIBLIOGRAFIA

[1]        Statuto dell’Associazione Culturale Europea, Documento_2022-11-29_105207

[2]        Enti del Terzo Settore, D. Lgsl. 2017/117

[3]        Enti del Terzo Settore, Legge delega 2016/106

[4]        COPAS, Regolamento per il riconoscimento dei Club e delle altre Associazioni del Personale presso il JRC Ispra (Rules for the Recognition and Operation of Clubs and other Groups of Staff at the JRC Ispra), Decisione del 4/01/2022 e successivi emendamenti del 26/01/2022.

[5]        Regolamento Europeo sulla Privacy 2016/679 GDPR (General Data Protection Regulation).

[6]        D. Lgs 196/2003 e D. Lgs. 101/2018, Adeguamenti italiani al Reg. UE 2016/679.

[7]        Strategy, Marketing Plan, in preparazione

1.    INTRODUZIONE

L’Associazione Culturale Europea (ACE) è sorta nel 1962, con la denominazione di Comitato Culturale, per volontà della direzione dell’amministrazione del JRC di Ispra. L’Associazione da oltre sessant’anni svolge la sua attività di promozione della cultura in una declinazione a tutto tondo. Istituita per organizzare e gestire attività culturali e sociali del personale del Centro Comune di Ricerca (JRC), sito di Ispra, e quindi delle loro famiglie e dei pensionati, in una cornice europea, favorendo anche l’integrazione con il territorio, ha accompagnato la crescita e l’evoluzione del JRC.

Nel 1984, in considerazione dell’ingresso di nuovi stati, su richiesta del COPAS (Comitato Paritetico per le Attività Sociali) e del CLP (Comitato Locale del Personale), si diede origine ad una riorganizzazione del Comitato Culturale, con una struttura formata da settori specifici per ogni attività, e.g.: Arti Visuali e figurative, Viaggi Culturali, Videoteca, Discoteca, Biblioteca e Conferenze. Tutti i dipendenti dell’epoca, fissi o temporanei, per disposizione del COPAS, erano iscritti d’ufficio al Comitato Culturale e potevano usufruire dei servizi gratuitamente, escluso il noleggio di libri, dischi e video. La segreteria era parte dell’organigramma della direzione del sito (fino al 2012 ca).

ACE ha dunque avuto da sempre una lunga tradizione nell’ organizzazione di visite/partecipazioni ad eventi culturali esterni, oltre all’ organizzazione di eventi in proprio (mostre, concerti e conferenze) nei dintorni di Ispra e nella Club House. ACE si è concentrata su tutti gli aspetti della cultura, i.a. arti visive; musica e danza; letteratura. Possiede una biblioteca di ragguardevoli dimensioni (oltre ventisettemila libri in undici lingue e un centro di media audio-visivi con un ricco catalogo. Negli anni, ACE, oltre ad una espansione delle iniziative, a coprire la lettura, la musica, il campo lirico, concertistico, la danza, la cinematografia, la letteratura e la poesia, le arti visive, la frequentazione e l’organizzazione di mostre, le gite culturali, ha dato origine ad altre attività specifiche che sono diventate un patrimonio a se’ stante, inscindibile dall’ esistenza stessa del sito, quali, ad esempio, le celebrazioni collegate al Semestre di Presidenza dell’Unione Europea e la celebrazione della giornata Schuman.

In breve, ACE ha da sempre avuto un ruolo guida in campo culturale, occupandosi di tutte gli eventi nei campi descritti. ACE non gestisce solo le singole aree culturali, ma ne considera ed esalta la sovrapposizione ed interazione con la scienza, la natura, la storia e l’economia. ACE considera la cultura come retaggio dell’umanità nella sua storia millenaria, quindi un valore indivisibile, patrimonio di tutti, e, di conseguenza, organizza eventi in cui multidisciplinarietà ed interdisciplinarità sono degli aspetti chiave nella diffusione della cultura a 360°.

Negli ultimi due anni, ACE ha incorporato due nuovi settori: un settore sulla scrittura creativa ed uno sulla paesaggistica (aspetti culturali del circondario e dell’ambiente naturale). Oggi ACE conta 436 membri (membri interni ca. 75%). ACE ha da sempre collaborato e aiutato i vari clubs sorti nell’ ambito del COPAS ad organizzare eventi culturali locali. ACE collabora con varie organizzazioni culturali del territorio; in particolare con le amministrazioni comunali di Varese, Ispra e Laveno Mombello. Tale cooperazione ha il doppio beneficio di fornire sia alla comunità del JRC l’accesso ad una più ampia offerta culturale sia di rendere la popolazione locale edotta sulle attività della Commissione e del JRC.

Ad oggi, ACE ha conservato, in questi oltre 60 anni di attività, lo scopo ed il ruolo delle origini, pur cambiando il proprio formato amministrativo negli ultimi 10 anni. Nel 2011, su richiesta del COPAS, è diventata una associazione, con membri sottoscrittori. Tale modifica formale è stata fatta per assicurare il completo allineamento delle operazioni effettuate con il sistema fiscale italiano. Inoltre, nel dicembre 2022, ACE ha assunto la denominazione di Associazione Culturale Europea, ha aggiornato il proprio Statuto, mantenendo inalterati lo scopo e gli obiettivi originali, in modo da poter essere formalmente registrata come Organizzazione Culturale (attività di promozione sociale, APS), riconosciuta dallo Stato Italiano, e parte deli Enti no-profit del Terzo Settore (ETS; iscritta nel registro unico RUNTS). Tale registrazione assicura ad ACE di essere completamente conforme alle possibili evoluzioni delle leggi fiscali italiane, di evitare ogni possibile dubbio sul proprio modus operandi e sicuramente arrecherà dei vantaggi per rafforzare la presenza di ACE sul territorio.

L’Associazione, per sua natura, è soggetta a Leggi e normative vigenti e cogenti di carattere nazionale (italiano) e a disposizioni e regolamenti interni della Commissione Europea. Lo stato e la dimensione odierna dell’Associazione, il fiorire di nuove iniziative, la necessità di aumentare il numero di volontari che dedicano il loro tempo al suo funzionamento, oltre al rispetto di quanto sopra scritto, richiedono una organizzazione basata su processi strutturati, su procedure chiare e complete, su una archiviazione che consenta di tracciare quanto in esecuzione.

2.    SCOPO DEL DOCUMENTO

Il documento “Regolamento Interno” ha lo scopo di descrivere i processi, le procedure, le istruzioni operative e, in breve, il modus operandi completo dell’Associazione. Oltre al soddisfacimento dei requisiti legali, il documento rappresenta un punto di riferimento fondamentale per una esecuzione tracciabile, efficace ed efficiente delle attività quotidiane dell’Associazione.

3.    CAMPO DI APPLICAZIONE

Il Regolamento Interno è lo strumento di riferimento operativo per le azioni attuate da ACE, a meno che tali azioni non discendano direttamente dallo Statuto. Il campo di applicazione del Regolamento Interno può essere compreso meglio, considerando la struttura gerarchica che governa le attività di ACE, articolata nei seguenti tre livelli:

  • Primo livello. Legislazione italiana; Regolamento COPAS; Statuto dell’Associazione. Il Regolamento Interno è subordinato a quanto previsto dalle condizioni e dagli obblighi previsti al primo livello, definiti dalla legislazione, dalla normativa vigente, cogente e da altri regolamenti cui attenersi.
  • Secondo livello. Procedure di carattere generale, definite nel Regolamento Interno, purché non in contrasto con quanto descritto al Primo Livello.
  • Terzo livello. Procedure di dettaglio e istruzioni definite nel Regolamento Interno, che riguardano le modalità operative specifiche. Esse non possono essere in contrasto con le procedure previste al 2° livello e, quindi, nemmeno con quanto previsto al primo livello.

Fig.1 – Gerarchia delle leggi/regolamenti che governano le attività dell’ACE

4.    VALIDITA’

Il Regolamento Interno contiene, oltre alle parti generali, per ogni settore di attività, le rispettive procedure/istruzioni operative specifiche. Il Regolamento Interno è approvato dal Consiglio Direttivo (v. capitolo 5), che lo sottopone all’approvazione dell’Assemblea dei Soci.

Qualsiasi revisione o modifica al R.I. è soggetta allo stesso iter di approvazione.  Il Regolamento Interno viene aggiornato regolarmente con una revisione annuale e, in ogni caso, ogni qualvolta ci siano dei cambiamenti delle modalità operative.

5.    L’ASSOCIAZIONE CULTURALE EUROPEA

5.1 Generalità

L’Associazione Culturale Europea è una associazione di Promozione Sociale (APS), Ente del Terzo Settore, disciplinata dallo statuto [1] e agisce nei limiti del D. Lgs. 117/2017 [2, 3]. L’iscrizione al Registro Unico degli Enti del Terzo settore (RUNTS) è avvenuta il 15 dicembre 2022. L’Associazione è riconosciuta dal Comitato Paritetico per le Attività Sociali (COPAS) del JRC – Ispra [4].

La sede legale dell’Associazione è la seguente:         Associazione Culturale Europea (ACE)- TP 014
Via Enrico Fermi, 2749 – 21027 Ispra (VA) – Italy
E-mail: info@associazione-culturale-europea.eu

PEC: AS-CULTURALE-EUROPEA@NAMIRIALPEC.IT

L’ACE ha a disposizione il seguente indirizzo PEC, obbligatorio in quanto Ente del Terzo Settore: AS-CULTURALE-EUROPEA@NAMIRIALPEC.IT. L’utilizzo di tale casella PEC è riservato alle comunicazioni dell’ACE da e verso le Autorità pubbliche, fiscali, enti pubblici etc. Le persone autorizzate ad utilizzare tale casella PEC sono: Il presidente. Il Tesorier, il Segretario. Si richiamano brevemente le finalità dell’Associazione, rimandando allo statuto per una descrizione più esaustiva [1]. L’Associazione Culturale Europea APS è costituita per il perseguimento di finalità civiche, solidaristiche e di utilità̀ sociale mediante lo svolgimento, in via esclusiva o principale, di attività di interesse generale a favore di associati, loro familiari o di terzi, senza finalità di lucro, non perseguendo finalità politiche e nel pieno rispetto della libertà e dignità degli associati. In particolar modo l’Associazione, ai sensi dell’art. 5, 1° comma, del D. Lgs. 117/2017, ha le seguenti finalità:

  1. organizzazione e gestione di attività culturali, artistiche o ricreative di interesse sociale, incluse attività, anche editoriali, di promozione e diffusione della cultura di cui alla lettera i) del citato art. 5;
  2. organizzazione e gestione di attività turistiche di interesse sociale, culturale di cui alla lettera k) dell’art. 5;
  3. contribuzione, anche in collaborazione con altri enti culturali, alla diffusione della cultura dei paesi dell’Unione Europea e favorire la comunicazione culturale tra il personale del JRC – Ispra e gli abitanti della regione.

L’Associazione può svolgere attività secondarie e strumentali rispetto alle attività di interesse generale, secondo i criteri e limiti previsti dalla normativa vigente, anche mediante l’utilizzo di risorse volontarie e gratuite. Deputato all’individuazione delle attività̀ diverse che l’Associazione potrà̀ svolgere è l’Organo Amministrativo.

Le risorse economiche per lo svolgimento delle attività possono essere di provenienze diverse, quali quote associative, contributi pubblici e privati, donazioni e lasciti testamentari, rendite patrimoniali, raccolte-fondi, attività diverse, proventi dall’attività istituzionale e dalla possibile stipula di convenzioni con le Amministrazioni pubbliche per l’affidamento di servizi di interesse generale (in quest’ ultimo caso, unicamente a rimborso dei costi sostenuti). Il COPAS può sovvenzionare in parte le attività, verificando la corretta gestione di tali sovvenzioni ed il rispetto delle disposizioni del “Regolamento per il riconoscimento dei Club e delle altre Associazioni del Personale” [4].

5.2 Organi sociali

L’ associazione è dotata di un ordinamento democratico che garantisce la partecipazione, il pluralismo e l’uguaglianza degli associati. Gli organi dell’Associazione sono:

  1. a) l’Assemblea degli associati: è l’organo sovrano dell’Associazione ed è composta da tutti gli associati.
  2. b) l’Organo Amministrativo o Consiglio Direttivo (C.D.): è l’organo di governo dell’Associazione ed opera in attuazione degli indirizzi statutari nonché delle volontà e degli indirizzi generali dell’Assemblea, alla quale risponde direttamente e dalla quale può essere revocato. Compie tutti gli atti di ordinaria e straordinaria amministrazione ad eccezione di quelli che la legge o lo statuto riservano all’Assemblea. È formato da: Presidente; Vice-Presidente; Tesoriere; Segretario; Responsabile supporto informatico e comunicazione; responsabile Operativo della Segreteria; Responsabili dei settori di attività. La tabella 1 contiene i nominativi dei membri del Consiglio Direttivo ACE. La figura 2 illustra la struttura del C.D.
  3. c) il Presidente: ha la firma e la rappresentanza legale dell’Associazione nei confronti di terzi ed in giudizio e da’ esecuzione alle delibere dell’Organo Amministrativo. Il Vice-Presidente sostituisce il Presidente in caso di sua assenza, lo assiste per il coordinamento. Il Tesoriere si occupa della gestione finanziaria delle attività svolte e segue la contabilità. Il Segretario verbalizza e sottoscrive le riunioni dell’assemblea e dell’Organo Amministrativo, gestisce la tenuta dei libri sociali nei limiti previsti dall’ art. 24 comma 2 e inoltra annualmente al COPAS copia del rendiconto annuale dell’Associazione e del relativo verbale di approvazione.
  4. d) l’Organo di Controllo, nei casi previsti dalla legge. Esso vigila sull’osservanza della Legge e dello Statuto e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione, anche con riferimento alle disposizioni del D.lgs. 8 giugno 2001, n. 231, qualora applicabili, nonché sulla adeguatezza dell’assetto organizzativo, amministrativo e contabile e sul suo concreto funzionamento. Esercita inoltre compiti di monitoraggio dell’osservanza delle finalità civiche, solidaristiche e di utilità sociale, ed attesta che l’eventuale bilancio sociale sia stato redatto in conformità alle linee guida ministeriali.
  5. e) il Revisore Legale, nei casi previsti dalla legge.

Fatta eccezione per l’Organo di Controllo e per il Revisore Legale, i componenti degli organi sociali non percepiscono alcun compenso. A essi possono, tuttavia, essere rimborsate le spese effettivamente sostenute e documentate per l’attività̀ prestata ai fini dello svolgimento della loro funzione.

Nome e COGNOME

Ruolo
David R. WILKINSONPresidente
Yves CRUTZENVicepresidente
Giacinto Piero TARTAGLIASegretario
Silvia RUSCELLITesoriere
Anna BELLORINIConsigliere
Christophe LOUVRIERConsigliere
Evi RAUSCHERConsigliere; resp. Eventi per soci
Antonio BANDIRALIConsigliere; resp. Arti Visive
Clara SCHEMBARIConsigliere; resp. Concerti
Emilio MENDOZAConsigliere; resp. Scrittura creativa
Nada Kovjic EDWARDSConsigliere; resp. Paesaggi

Dominique LANDAT

Consigliere; resp. Biblioteca

Ino LUCIAConsigliere; resp. Mediateca
Annette BECKERConsigliere; resp. Cinema
Agnessa DYMSHAConsigliere; resp. Conferenze
Heidrun STROBLConsigliere
Irmgard HENZEL

Consigliere

Tabella I – Consiglio Direttivo (01/09/2023)

5.3 Associati e Volontari

I Diritti e doveri degli associati e altri dettagli sono forniti dallo Statuto, artt. 6 e 7 [1]. Alla gestione e realizzazione dei programmi dell’Associazione, oltre ai membri dell’Organo amministrativo, possono partecipare gli Associati come collaboratori volontari e personale amministrativo messo a disposizione dal JRC – Ispra. Tutte le attività sono svolte dall’Associazione avvalendosi in modo prevalente dell’attività di volontariato svolta dai propri associati. L’Organo Amministrativo designa un coordinatore/responsabile di settore dell’attività̀ dei volontari per ogni settore di attività. La nomina dei volontari è fatta sotto la diretta responsabilità dei responsabili di settore (art. 21 dello Statuto).

I volontari non percepiscono emolumenti, ma l’Associazione può rimborsare le spese da essi effettivamente sostenute per l’attività prestata purché documentate, entro i limiti massimi e alle condizioni preventivamente stabilite dall’Organo Amministrativo.

I volontari vengono assicurati contro gli infortuni e le malattie connessi allo svolgimento dell’attività di volontariato, nonché́ per la responsabilità̀ civile verso i terzi (v. capitolo 18).

L’Associazione può avvalersi di lavoratori dipendenti o di prestazioni di lavoro autonomo o di altra natura, anche dei propri associati, quando ciò̀ è ritenuto necessario allo svolgimento delle attività di interesse generale e al perseguimento delle proprie finalità. Il numero dei lavoratori impiegati rientrerà nei limiti di cui all’articolo 36 del d.lgs. 3 Luglio 2017 n.117.

Le mansioni dei volontari dipendono dal settore di attività e sono dettagliate nei capitoli 5, 6, e 11. Delle mansioni generali sono, ad esempio, le seguenti: partecipazione alle iniziative culturali generate dal settore e collaborare all’esecuzione del programma di attività; gestione quotidiana delle attività del settore, attraverso la distribuzione e il ritiro del materiale dato in prestito, la verifica dello stato d’ uso; aggiornamento dei cataloghi e database e registrazione delle variazioni (es. perdite, ritiri, correzioni) e i pagamenti. Le tabelle 1 e 2 presentano l’insieme dei volontari ACE.

Nome e COGNOMEMansioni
Anna Giulia CATTANEOAssistente Segreteria
Patricia SANTINAssistente Mediateca
Florence LENSIAssistente Biblioteca
Julie COLEAssistente Biblioteca

    

Figura 2 –Il Consiglio Direttivo ACE (struttura)

6.    Adesione all’ ACE

6.1 Generalità

Regole. Le regole di associazione sono definite dalla normativa per il Terzo Settore [2, 3]. Come descritto nello Statuto [1], sono associati dell’ASSOCIAZIONE CULTURALE EUROPEA APS coloro che, avendone fatta domanda scritta, senza alcuna limitazione alle condizioni economiche e senza discriminazioni di alcuna natura, sottoscrivono la domanda di adesione confermando di condividere e di accettare le finalità e i modi di attuazione dell’ACE e il trattamento dei dati personali; versano ogni anno la quota associativa; approvano e rispettano lo statuto, gli eventuali regolamenti e le deliberazioni degli organi dell’Associazione. L’ammissione è deliberata dall’Organo Amministrativo (Consiglio Direttivo); le delibere in merito avranno una frequenza trimestrale.

Membri. l’associazione è riservata agli adulti (> 18 anni), interni (dipendenti e pensionati delle Istituzioni Europee e famigliari-partners, figli) o esterni (tutti gli altri, con limite di posti pari al 30% del numero totale dei membri).

Ulteriori delucidazioni sono fornite dal Regolamento COPAS [4] e dallo Statuto ACE [1].

6.2 Adesione per l’anno 202X

L’adesione per l’anno 202X si effettuerà sulla base dei seguenti principi.

Inizio della campagna di associazione: primo dicembre dell’anno 202X-1.

Validità: L’associazione è valida per un anno, dal 1/01/202X al 31/12/202X. Coloro che si iscriveranno per la prima volta ad ACE nel dicembre 202X-1, potranno attendere gli eventi a pagamento aventi luogo in dicembre 202X-1, senza supplemento di tariffa.

Quota di associazione: 35 (trentacinque) Euro.

Formalità: La domanda per associarsi all’ACE si effettua tramite l’apposito modulo
(v. Allegato I), disponibile online per la compilazione (sito: www.associazione-culturale-europea.eu). In caso di problemi, i moduli cartacei sono disponibili presso la Biblioteca (Ed. 1, entrata del JRC) a partire dal 2/01/202X. I dati degli associati saranno conservati in formato digitale.

Contabilità: da un punto di vista contabile, i.e. in fase di bilancio, le quote delle iscrizioni ricevute nell’anno X-1 (dal 1/12 al 31/12/202X-1) saranno identificate come passivi.

Privacy: I dati personali raccolti nell’esercizio delle attività dell’Associazione Culturale Europea, sono processati in ottemperanza al Regolamento Europeo GDPR 2016/679 [5] e al recepimento italiano in base ai Dlgs. 2003/196 e D. Lgsl. 101/2018 [6]. I dati sono raccolti al momento dell’adesione all’Associazione secondo quanto esposto nell’Allegato II: in particolare, coloro che richiedono l’adesione all’ACE confermano espressamente di aver preso informazione dell’informativa sulla privacy e di dare il proprio consenso al trattamento dei dati secondo il GDPR 2016/679. Ulteriori dettagli sono forniti nel capitolo 8.

6.3 Accesso alle strutture, materiali ed eventi

I Membri possono accedere alle strutture, agli edifici e al materiale dell’Associazione. Inoltre, essi possono accedere alle attività e agli eventi organizzati da ACE, seguendo le procedure e le istruzioni specifiche rilasciate dai diversi Settori di attività. Di seguito forniamo alcuni esempi generici.

  • L’accesso alla biblioteca e alla collezione di dischi/CD/DVD è permesso ai membri e alle rispettive famiglie (primo grado di parentela), che possono anche ottenere del materiale in prestito.
  • L’accesso agli eventi di qualsiasi natura dipende dalle caratteristiche dell’evento. La maggior parte degli eventi organizzati da ACE è accessibile ai propri membri, senza ulteriori costi, oltre all’ adesione annuale. Alcuni eventi sono addirittura aperti e offerti gratuitamente al grande pubblico. Sono esclusi gli eventi a pagamento (normalmente organizzati dal Settore “Eventi per Soci“), del tipo eventi teatrali, concerti, gite culturali etc.
  • Gli eventi a pagamento sono normalmente riservati ai membri dell’Associazione, con le seguenti eccezioni:
  1. I minori (< 18 anni), figli di membri ACE, possono accedere a detti eventi, senza dover pagare alcun supplemento sul costo del biglietto standard. Essi sono considerati “ospiti “ e devono essere accompagnati da un membro ACE, che deve essere o un genitore o una persona delegata dai genitori, facente le loro veci. In quest’ ultimo caso, i genitori devono fornire la prova ad ACE della delega da essi conferita all’accompagnatore, che agisce per loro conto e si faccia pienamente carico della responsabilità del minorenne, liberando ACE da qualsiasi responsabilità in merito. Un modello da utilizzare per la delega-liberatoria è disponibile (Delit.ver.10/12/2022 or Deluk.ver.10/12/2022), v. Allegato III, e sul sito www.associazione-culturale-europea.eu.
  2. I membri possono invitare degli “ospiti adulti” (cioè persone che non sono membri ACE) ad eventi singoli a pagamento. Tali ospiti pagheranno un supplemento di 20 (venti) Euro, per ogni singolo evento, sul prezzo fissato per l’evento stesso. I membri che invitano dovranno pagare tutti i costi per i propri ospiti (tariffa standard e supplementi). Gli ospiti saranno accettati in base alla disponibilità dei posti e all’ordine di iscrizione.

6.4 Liberatoria eventi

Ogni partecipante ad un qualsiasi evento organizzato dall’ACE, lo fa sotto la propria e piena responsabilità. Ogni partecipante è cosciente che ACE non potrà essere ritenuta responsabile di nessun danno, perdita o altro, inclusi reclami o spese di qualsiasi natura che possano materializzarsi in seguito o riferibili all’evento in oggetto. I partecipanti firmeranno una liberatoria in merito, come da allegato IV.

6.5 Disdetta (politica di cancellazione)

Ogni evento indicherà, al momento dell’apertura delle iscrizioni, la data limite (scadenza) per comunicare una eventuale disdetta da parte del partecipante. Una eventuale cancellazione dall’evento entro tale data darà diritto al pieno rimborso dell’importo pagato per l’iscrizione all’evento.

Nessun rimborso avrà luogo per cancellazioni/disdette oltre la scadenza indicata. Tuttavia, il membro che si trova impossibilitato a partecipare, potrà essere sostituito da un altro membro ACE, senza pagamento di alcun supplemento o da una persona esterna (ospite), che pagherà il supplemento previsto per gli esterni (v. capitolo 6.3). Sarà premura del membro che comunica la disdetta trovare un sostituto.

6.6 Collaborazione con altri Club/Associazioni

Se un evento è organizzato in collaborazione con altri club o associazioni, che condividono le spese e l’organizzazione dell’evento, i membri dell’altro club/associazione coinvolto non pagheranno nessun supplemento per accedere all’ evento stesso. Nel caso in cui, l’altro club/associazione non contribuisca alla condivisione delle spese, i loro membri pagheranno un supplemento di 10 (dieci) Euro sul prezzo riservato ai membri ACE.

6.7 Collaborazione con i Semestri

ACE è chiamata a collaborare con I Comitati che organizzano eventi per celebrare I rispettivi Semestri di Presidenza Europea. Tali eventi sono aperti a tutti. L’organizzazione (con relativo lavoro) è condivisa tra ACE e il Comitato del Semestre. Tenendo conto che il lavoro fatto da ACE è “parziale|”, il calcolo del supplemento per i non-membri ACE sarà fatto in modo proporzionale alla quota di lavoro effettuata da ACE.

6.8 Assicurazione viaggi

I partecipanti all’evento esterno (viaggi) sono coperti da una Assicurazione RC. Una assicurazione completa per i viaggi con rimborso delle spese di cancellazione non è disponibile al momento. Si tratta di una assicurazione molto costosa, specialmente per i lunghi viaggi. Se dovesse essere applicata automaticamente, i costi dei viaggi diventerebbero enormi. Si lascia, dunque, ad ogni singolo individuo/partecipante la libertà di dotarsi di una propria assicurazione in merito. ACE ha preso contatti con l’Agenzia Helvetia, che propone una copertura sanitaria ed infortuni a livello individuale e per famiglie per periodi da 2 gg a 2 settimane.

7.    Administrative Working Group (AWG)

Il Gruppo amministrativo di lavoro (AWG) è stato istituito su proposta del Presidente, con approvazione dell’Organo di Amministrazione/Consiglio Direttivo in data 12/10/2022. AWG ha il compito di analizzare e valutare la situazione corrente nell’esercizio di ACE, di agire da filtro e, quindi, di preparare proposte migliorative di carattere operativo, da sottoporre al Consiglio Direttivo, mirate a garantire non solo una gestione quotidiana ottimale, ma anche a consentire un consolidamento ed ulteriore diversificazione e sviluppo delle attività. La figura 3 illustra gli Organi Sociali e gli strumenti operativi (in celeste).

Le attività di AWG spaziano dunque dall’approntamento del Regolamento Interno, allo sviluppo delle collaborazioni con altri club e associazioni, alla distribuzione di fondi, alle attività di gestione dei dati, alla normativa sulla privacy, alla realizzazione di un archivio digitale, alla strategia di marketing e a tutto quanto consenta un esercizio snello, nel rispetto della legislazione vigente per il Terzo Settore, dello Statuto dell’Associazione e dei regolamenti vari. Il gruppo di lavoro AWG consiste di componenti del Consiglio Direttivo: Anna Bellorini, Yves Crutzen, Christophe Louvrier, Evi Rauscher, Silvia Ruscelli ed è presieduto da Giampiero Tartaglia. Altri componenti del Consiglio Direttivo e altri associati in genere sono invitati alle riunioni AWG, in base agli argomenti in agenda.

Le riunioni hanno almeno una cadenza mensile e avvengono, normalmente, in remoto, via Teams. I verbali delle riunioni strutturati come esposto nel capitolo 10.1. Le proposte e, in ogni caso, le conclusioni e le azioni stabilite nel corso di ogni riunione sono successivamente portate all’attenzione del Consiglio Direttivo per approvazione e per informazione.

Fig. 3 – Organi Sociali e strumenti operativi

8.    PRIVACY

I dati personali raccolti nell’esercizio delle attività dell’Associazione Culturale Europea, sono processati in ottemperanza al Regolamento Europeo GDPR 2016/679 [5] e al recepimento italiano in base ai Dlgs. 2003/196 e D. Lgsl. 101/2018 [6]. I dati sono raccolti al momento dell’adesione all’Associazione secondo quanto esposto nell’Allegato II: in particolare, coloro che richiedono l’adesione all’ACE confermano espressamente di aver preso informazione dell’informativa sulla privacy e di dare il proprio consenso al trattamento dei dati secondo il GDPR 2016/679.

La conservazione su carta dei dati è a carattere provvisorio. A partire dal gennaio 2024, tutti i dati saranno trattati in forma esclusivamente digitale. L’aggiornamento delle procedure di tutela della privacy per l’adeguamento al GDPR 2016/679 è stato deliberato del Consiglio direttivo (delibera 5/2023 del 20/09/2023 – v. Allegato II).

9.    LIBRI E REGISTRI DELL’ ASSOCIAZIONE

9.1 Generalità

L’Associazione ha l’obbligo di tenere i libri sociali seguenti: libro degli Associati; libro delle Adunanze e delle Deliberazioni dell’Assemblea; libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’Organo Amministrativo/Consiglio Direttivo. I libri sociali sono numerati (a cura del tesoriere), firmati dal Presidente e compilati, indicando anche la data di approvazione del Consiglio e assicurando l’assenza di spazi bianchi, i.e. compilando tutte le righe. I libri sociali possono essere esaminati da tutti gli associati, con le seguenti modalità̀:

I libri sociali sono conservati nell’ archivio in segreteria. Responsabile della tenuta dei libri sociali: Anna Bellorini (responsabile operativo) e Giampiero Tartaglia (supervisione).

9.2 Il libro degli Associati.

Il libro degli Associati (o libro dei soci) contiene l’elenco di tutti gli Associati, come approvato dal Consiglio Direttivo. I documenti a corredo dell’iscrizione sono il modulo di adesione, l’informativa sulla privacy e la copia del pagamento della quota associativa. L’estratto conto fa fede per verificare il pagamento e l’iscrizione del socio ed è conservato tra i documenti della banca in segreteria. L’informativa sulla privacy viene sottoscritta on-line al momento dell’iscrizione, che può essere conclusa solo con l’accettazione esplicita del trattamento dei dati personali come illustrato nell’informativa. In caso di iscrizione attraverso i moduli cartacei, i moduli firmati sono conservati in segreteria in un raccoglitore dedicato.

Il libro dei soci, oltre all’ elenco dei soci, contiene anche la data di approvazione del Consiglio (dicitura: Elenco dei soci, approvati dal C.D. in data xx/yy/zzzz). Dopo la dicitura al punto precedente, comparirà la dicitura ”elenco degli associati a partire dal xx/yy/zzzz” e, di seguito, fornendo l’ elenco e quindi, di nuovo, per la sezione in oggetto, la dicitura “Elenco dei soci approvati dal C.D. in data xx/yy/zzzz”.

La tenuta, l’aggiornamento e la custodia del libro degli Associati sono affidati al responsabile operativo della segreteria, Anna Bellorini, con la supervisione del segretario, Giampiero Tartaglia.

9.3 Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’Assemblea.

I verbali dell’Assemblea devono contenere la data, l’ordine del giorno, la descrizione della discussione di ogni punto all’ordine del giorno e i risultati di eventuali votazioni. Ogni verbale deve essere firmato dal Presidente e dal Segretario. La tenuta, l’aggiornamento e la custodia sono affidati al Segretario.

Le eventuali Deliberazioni avvenute nell’Assemblea dei Soci, seguono lo stesso iter di approvazione relativo ai Verbali (v. anche schema delle delibere del C.D. fornito in figura 6).

9.4 Il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’Organo Amministrativo/Consiglio Direttivo.

I verbali delle adunanze (riunioni) dell’Organo Amministrativo/Consiglio Direttivo devono contenere la data, l’ordine del giorno, la descrizione della discussione di ogni punto all’ordine del giorno e i risultati di eventuali votazioni. Ogni verbale deve essere firmato dal Presidente e dal Segretario. La tenuta, l’aggiornamento e la custodia sono affidati al Segretario (la procedura è analoga per le delibere).

9.5 Il libro delle Adunanze e delle deliberazioni dell’Organo di controllo

Il libro delle Adunanze e delle deliberazioni dell’Organo di controllo e di eventuali altri organi sociali, se istituiti. Detti libri sono tenuti a cura dell’Organo a cui si riferiscono.

9.6 Il libro dei Volontari associati.

Esso contiene i nominativi degli associati che svolgono attività̀ di volontariato non occasionale nell’ambito dell’Associazione. La tenuta, l’aggiornamento e la custodia sono affidati a Dominique Landat. Tutti i membri del Consiglio Direttivo sono volontari (Presidente, Vice-Presidente, Segretario, Tesoriere, responsabile ITC, Responsabile Operativo della Segreteria e Responsabili dei Vari Settori). Ad essi, si aggiungono gli altri volontari che assistono nell’espletamento delle pratiche quotidiane. L’elenco completo è fornito dalle Tabelle 1 e 2.

9.7 Contabilità

L’Organo Amministrativo / Consiglio Direttivo gestisce le scritture contabili dell’Associazione nel pieno rispetto di quanto prescritto dall’art. 13 e dall’art. 87 del D.lgs. n. 117/2017.

La responsabilità operativa sulla tenuta dei libri contabili è così suddivisa:

Libro di Cassa: Dominique LANDAT; Libro di Banca: Silvia RUSCELLI

Responsabile della tenuta, dell’aggiornamento e della custodia di tutti i libri contabili: il tesoriere, Silvia RUSCELLI.

10. PROCESSI ORIZZONTALI

Il processo relativo alla stesura, approvazione e revisione delle singole procedure segue lo stesso iter in vigore per il presente Regolamento Interno (v. capitolo 4) e si attiene a quanto previsto dallo Statuto dell’Associazione.

10.1 Riunioni

Frequenza. L’Assemblea dei soci è indetta con frequenza almeno annuale, e comunque ogni qualvolta si renda necessaria per le esigenze dell’Associazione. Le riunioni ordinarie del Consiglio Direttivo sono indette con frequenza mensile. Le riunioni straordinarie possono essere indette secondo le necessità. Le riunioni del gruppo AWG sono indette con frequenza almeno mensile.

Organizzazione delle riunioni. La distribuzione dell’agenda, effettuata dal Segretario, avviene insieme alla convocazione di riunione, di norma almeno 10 giorni (per l’Assemblea dei soci) o una settimana (per la riunione del Consiglio Direttivo o di AWG) prima della data prevista. La convocazione indica data, ora, luogo, modalità (in presenza o in collegamento a distanza es. videoconferenza), la durata presunta della riunione. La convocazione viene effettuata via mail, con possibilità, dunque, di verificare la ricezione della comunicazione da parte dei destinatari. Altri dettagli sono forniti nello Statuto.

Eventuali documenti necessari alla riunione sono distribuiti insieme alla convocazione e all’agenda, a meno che eventi straordinari/eccezionali non consentano tale tempistica. La durata della riunione dovrebbe essere limitata a max 1h 30’. Punti permanenti in agenda: 1) Approvazione dell’agenda (con eventuale inserimento di argomenti) 2) Approvazione definitiva del verbale della riunione precedente 3) Verifica dello stato delle azioni della riunione precedente 4) Approvazione di eventuali delibere 5) Varie, dove inserire argomenti recentissimi o questioni meno rilevanti 6) Data della prossima riunione.

Verbali. I verbali (succinti) delle riunioni devono contenere la data, l’ordine del giorno, la descrizione della discussione di ogni punto all’ordine del giorno, i risultati di eventuali votazioni, le azioni da intraprendere (indicando i responsabili delle azioni e la tempistica), ed eventuali allegati (in ogni caso, i documenti presentati in riunione). Ogni verbale deve essere firmato dal Presidente e dal Segretario.

Delibere. Le delibere (o deliberazioni) rappresentano le comunicazioni delle decisioni prese a seguito delle riunioni dell’Assemblea dei Soci o dell’Organo Amministrativo. Sono firmate dal Segretario e dal Presidente dell’Associazione. Sono comunicate ai Soci e conservate in due registri separati. In caso di urgenza, le decisioni possono essere prese a seguito di una procedura scritta, in cui viene comunicato chiaramente l’oggetto della decisione e sono forniti tutti gli elementi e documenti necessari per assicurare la piena informazione degli organi coinvolti. La formulazione della decisione richiesta è tale da consentire una semplice risposta: accordo o dissenso. Il Presidente richiede formalmente la procedura scritta, inviando la documentazione via mail e indicando il tempo dovuto per la risposta agli interessati. Trascorso tale termine e verificato l’accordo (su base maggioritaria), in caso positivo, la delibera assume effetto immediato e sarà ratificata nella prima riunione del Consiglio Direttivo o dell’Assemblea dei Soci, secondo i casi, e quindi conservata nel rispettivo registro. In caso di dissenso, nessuna nuova decisione sarà presa e nessun cambiamento sarà attuato; una copia del processo sarà comunque mantenuta nell’archivio.

10.2 Attività generali di Segreteria

All’interno della segreteria dell’ACE si identificano le seguenti figure:

  1. Responsabile operativo della segreteria e della gestione delle iscrizioni ACE

Questa figura risponde direttamente al Segretario dell’ACE al quale si rivolge per ogni eventuale dubbio o questione, sia in merito ai soci sia per affari di carattere più generale. La presenza in ufficio viene garantita una volta alla settimana per mantenere i contatti con i soci e le relazioni col pubblico.

Si occupa della modulistica per l’iscrizione ACE e del suo rinnovo (cartacea e on-line), gestisce la procedura di iscrizione dei soci all’ACE e risponde alle email e alle richieste in merito.

Controlla e verifica l’effettivo pagamento delle quote associative da parte degli iscritti e introduce nel data-base i dati soci richiesti e completi degli iscritti con aggiornamento settimanale e invia le tessere relative (con ID socio). Conserva i moduli cartacei relativi alle iscrizioni effettuate presso la Biblioteca e invia le tessere ACE relative.

Aggiorna il Libro degli Associati in previsione del Consiglio, una volta al mese, e partecipa alle riunioni del Consiglio. Inoltra e gestisce eventuali comunicazioni e/o chiamate indirizzate ai vari responsabili di settore o ai membri del Consiglio. Collabora con il settore Eventi nell’aggiornamento delle iscrizioni dei soci, in funzione degli eventi in programma.

  1. Assistente operativo alla segreteria

L’Assistente operativo risponde al responsabile operativo della segretaria, supporta le attività che si svolgono in ufficio e si occupa di compiti relativi all’organizzazione delle attività interne come, a titolo di esempio, le seguenti: gestione delle email relative alla segreteria (non alla membership) e della posta cartacea in entrata e in uscita; è di supporto nella organizzazione delle riunioni e nella prenotazione delle sale; tiene aggiornati gli archivi di documenti, schedari, catalogazione di bolle e fatture e documenti bancari; offre, quando richiesto, un supporto all’attività dei settori attraverso la stampa di documentazioni e/o poster; si occupa del ritiro della posta ACE presso l’ufficio postale e del suo smistamento; si occupa degli ordini del materiale di segreteria o richiesto dai vari settori, previo accordo con il Tesoriere.

Sede/locali utilizzati. La segreteria ACE è sita nell’Edificio 1, all’entrata del JRC. L’ufficio è dotato di computer e di tutti gli altri strumenti di supporto al lavoro (stampante, telefono, scanner, distruggi documenti, etc.). Strumenti informatici più utilizzati: mail segreteria@associazione-culturale-europea.eu; Data-Base per la gestione dei soci (Data-Base Caruso); word; Excel. L’utilizzo degli strumenti informatici e degli aggiornamenti on-line è supportato da Christophe Louvrier.

Carta intestata. ACE effettua le comunicazioni su carta intestata – logo dell’Associazione a pag. .1

Comunicazione interna ACE. La comunicazione interna è effettuata tramite mail. Per comodità, sono stati creati dei gruppi di trasmissione di trasmissione mail, in base alle funzioni interne all’Associazione, secondo gli schemi seguenti. Le video-conferenze e, in generale, i collegamenti in remoto, hanno luogo tramite la piattaforma TEAMS.

  1. Comunicazione verso tutti i Soci ACE:

o   Assemblea dei Soci ACE, Gruppo mail: soci2023@associazione-culturale-europea.eu

o   Assemblea dei Soci ACE, Gruppo Whatsapp: da definire

  1. Comunicazione interna tra i membri del Consiglio Direttivo

o   Gruppo Mail Consiglio Direttivo: consiglio@associazione-culturale-europea.eu

o   Gruppo Whatsapp: ACE – Asso. Cult. Europea

o   Videoconferenza: via Teams, gruppo: ACE

  1. Comunicazione nell’ ambito del gruppo AWG

o   Gruppo mail AWG: awg@associazione-culturale-europea.eu

o   Videoconferenza: via Teams, gruppo: ACE-AWGgroup

  1. Comunicazione Newsletter ACE

o   Gruppo mail: newsletter2023-1@associazione-culturale-europea.eu

10.3 Sicurezza (safety)

Diversi volontari occupano, abbastanza frequentemente, dei locali nell’edificio 1, quali la segreteria ACE, la biblioteca, la mediateca, la sala riunioni n. 7, accanto alla segreteria, etc. Tali volontari ricevono una formazione adeguata e registrata sulle regole di sicurezza da rispettare e sul comportamento da tenere in eventi quali incendio, quali vie di fughe utilizzare, quali azioni sono da evitare etc. Una formazione adeguata in materia di sicurezza è ancora più evidente tenendo conto della quantità di materiale combustibile presente nei locali (citati (carte, contenitori in plastica etc.).

Il servizio sicurezza del JRC terrà dei corsi regolari in merito, curati dal RSSP dell’Unità Safety & Security, da uno più rappresentanti del Servizio Emergency Response & Support).

Le persone che dovranno seguire tale corso, sono convocate dal Presidente ACE. Nel 2023, esse sono:

Anna Bellorini (Soci/Eventi); Anna.Giulia Cattaneo (Soci/Eventi); Adriana Ciceri (Mediateca); Julie Cole (Biblioteca); Yves Crutzen (Vice-Presidente); Dominique Landat (Biblioteca); Florence Lensi (Biblioteca); Christophe Louvrier (ITC); Ino Lucia (Mediateca); Evi Rauscher (Eventi); Patricia Santin (Mediateca); Nora Schade (Associazione Genitori).

Responsabile per attivare l’azione di formazione: Vice-Presidente ACE (Yves Crutzen).

Dal punto di vista organizzativo, il Preposto è il Presidente dell’ACE, David R. Wilkinson. Per quanto riguarda la soluzione di problemi relativi all’ infrastruttura etc., la persona da contattare è Paolo Leva, responsabile del servizio BIC del sito. Il responsabile della sicurezza per i le Associazioni e i club ad Ispra è: Luca BAZZANI.

10.4 Riforma di beni

La riforma di materiali (vecchi scaffali, arredamento, accessori) è effettuata attraverso il servizio inventario del sito”. La persona da contattare è Paolo Leva, che curerà la procedura. I materiali riformati saranno ovviamente detratti dalla lista dei beni di proprietà dell’ACE.

Per i materiali informatici (vecchi PC, stampanti etc.), la procedura di riforma sarà gestita direttamente dal responsabile ITC dell’ACE, Christophe Louvrier. Analogamente a quanto avviene per gli altri beni,

i beni riformati saranno defalcati dalla lista di beni di proprietà dell’ACE.

11. SETTORI DI ATTIVITA’

11.1 Generalità sulle procedure relative ai settori

L’Associazione include vari settori di attività. Nuovi settori possono essere istituiti, previa autorizzazione dell’Organo Amministrativo/Consiglio Direttivo, su proposta di qualsiasi socio. Al momento, i settori di attività sono i seguenti:

  1. BIBLIOTECA
  2. MEDIATECA
  3. ARTI VISIVE
  4. CONCERTI
  5. CONFERENZE
  6. SCRITTURA CREATIVA GRUPPO DI LETTURA GRUPPO “Leggere l’Europa”
  7. PAESAGGIO
  8. EVENTI e GITE CULTURALI
  9. CINEMA

L’Organo Amministrativo designa un coordinatore/responsabile di settore dell’attività dei volontari, per ogni settore di attività. La nomina dei volontari è fatta sotto la diretta responsabilità dei responsabili di settore (art. 21 dello Statuto).

Le varie manifestazioni ed eventi organizzati da ACE possono essere divise in due grandi categorie: eventi al di fuori della Provincia di Varese, in cui i partecipanti pagano le quote individuali di partecipazione necessarie a coprire i costi; eventi locali, in gran parte finanziati dai contributi COPAS ed aperti a tutta la comunità del JRC. Le informazioni relative sono diffuse attraverso il sito web, newsletters e altri mezzi (v. cap. 16).

11.2 Responsabile di settore

Ogni Responsabile di Settore, per il proprio settore, ha le seguenti mansioni principali (art. 21 dello Statuto):

  • è responsabile del funzionamento e dell’efficienza del Settore, operando in base a principi di buona gestione sia dal punto di vista finanziario che di risorse umane (volontari);
  • è responsabile della gestione del materiale e delle attrezzature del Settore
  • sottopone all’attenzione dell’Organo Amministrativo un programma previsionale di attività corredato di bilancio preventivo;
  • assume tutte le iniziative adeguate a portare a buon fine le azioni approvate dall’Organo Amministrativo;
  • gestisce, in accordo con il Tesoriere, i crediti concessi alla sua attività e/o altri introiti del suo settore;
  • autorizza gli acquisti e approva, in via preliminare il rimborso delle spese sostenute dai volontari del proprio settore per tali acquisti su prova di fatture e documenti e li invia al Tesoriere per l’approvazione finale e l’esecuzione dei rimborsi;
  • presenta annualmente un rapporto di attività̀ che sintetizza il lavoro svolto sotto il profilo culturale e la relativa gestione finanziaria;
  • presenta all’Organo Amministrativo, per discussione e approvazione, proposte di attività (possibilmente con preventivo di spesa) relative al proprio settore per discussione ed approvazione;
  • può collaborare con altri settori dell’Associazione per proposte d’interesse comune;
  • può proporre all’Organo Amministrativo iniziative con altre istanze culturali interne (es. Semestri, Schuman day, altri club / associazioni del JRC) o esterne al JRC – Ispra. Le collaborazioni con l’esterno non si devono limitare alla sola partecipazione finanziaria;
  • aggiorna i cataloghi della propria attività e cura la pubblicazione sul sito web dell’ACE;
  • archivia tutti i documenti gestiti e, in particolare, i documenti relativi alla parte finanziaria, che devono essere sempre a disposizione e accessibili da parte del Tesoriere e del Consiglio Direttivo.

e, inoltre, per lo specifico evento,

valuta i requisiti e quanto necessario per esso, ne struttura la programmazione, esegue la pianificazione (inclusa la parte finanziaria e la successiva gestione dei crediti) e ne cura la realizzazione completa, ivi incluse le attività di promozione (posters, mail, comunicati sul sito web dell’ACE), di organizzazione dei trasporti con emissione di biglietti, guida turistica e tutto quanto necessario, secondo il caso, aggiorna il database (Caruso) con i dati dell’evento, emette il rapporto di chiusura e archivia il tutto.

11.3 Accesso a locali, materiali, attrezzature

Oltre ai locali adibiti a sede dell’Associazione come descritto nel capitolo 10, l’ACE dispone di altri locali, di materiali e di attrezzature. Gli Associati possono accedere ai locali, al materiale e alle attrezzature di proprietà e gestiti dall’ACE, secondo le specifiche istruzioni illustrate per ogni Settore di attività, come riportato nel paragrafo 11.4. Gli orari di attività dei vari settori possono variare secondo le stagioni. I periodi di chiusura estivi e invernali saranno pubblicati sul sito web www.associazione-culturale-europea.eu.

11.4 Responsabilità personale e liberatorie

Ogni partecipante ad un qualsiasi evento organizzato dall’ACE, lo fa sotto la propria e piena responsabilità. Ogni partecipante è cosciente che ACE non potrà essere ritenuta responsabile di nessun danno, perdita o altro, inclusi reclami o spese di qualsiasi natura che possano materializzarsi in seguito o riferibili all’evento in oggetto. I partecipanti firmeranno una liberatoria in merito, come da allegato VI.

11.5 Regolamenti per settore

Le descrizioni complete delle peculiarità di ogni settore sono fornite di seguito. Ogni singola descrizione prevede i seguenti campi, che saranno trattati dipendentemente dall’ attività in oggetto: descrizione dell’attività, il nome del responsabile, i collaboratori/volontari e le rispettive mansioni, la sede/locali utilizzati, l’accesso ai locali, l’utilizzo dei materiali e attrezzature, le modalità di partecipazione alle attività, i costi relativi, le collaborazioni con altre entità, i mezzi di diffusione delle informazioni e la pubblicità relativa.

11.6 Spettacoli, eventi e pagamenti

Ad oggi, alcuni settori hanno organizzato degli spettacoli e degli eventi che sono stati aperti a tutti e offerti a titolo gratuito. In futuro, a partire dal 2024, si prevede di adottare la formula di ingresso gratuito limitata ai soci ACE. In pratica, la quota di iscrizione finanzia la realizzazione degli spettacoli/eventi. I non-associati possono assistere a tali manifestazioni, ma dovranno essere considerati quali “ospiti” e versare il relativo contributo. Per evitare un cambiamento brusco nello svolgimento delle attività, si ipotizza un periodo di assestamento, da utilizzare per informare il pubblico del cambiamento di politica, per pubblicizzare le attività ACE ed ampliare il numero dei soci. Gli spettatori degli eventi gratuiti dovrebbero comprendere che l’offerta potrebbe essere ulteriormente ampliata con la loro associazione ad ACE e che, in tal modo, avrebbero accesso ad una serie di spettacoli ed eventi a dei costi notevolmente inferiori agli standard del mercato.

11.7 Cancellazione di eventi da parte di ACE

Alcuni eventi/spettacoli/manifestazioni potrebbero essere cancellati dall’ organizzatore principale, annullati dall’ACE per mancato raggiungimento del previsto numero minimo di partecipanti etc. In tal caso, tutti gli iscritti all‘evento in oggetto, hanno il diritto al pieno rimborso di quanto pagato per iscriversi all’evento specifico.

  1. a) Biblioteca e b) Mediateca

Sede della Biblioteca e della Mediateca: la Biblioteca ha sede nei locali dell’Associazione, al primo piano dell’Ed. 1, con accesso dall’esterno del JRC. La Mediateca è adiacente alla Biblioteca.

Attività della Biblioteca: acquisto, organizzazione e gestione di libri, album, riviste e relativa messa a disposizione dei soci. Il numero totale di libri (in undici lingue europee) è di ca. 27000, collocati, in maggior parte, nell’ edificio 1 (altri nell’edificio 63).

Responsabile della Biblioteca: Dominique Landat, responsabile del funzionamento e della gestione del settore e dell’utilizzo dei libri, delle riviste e degli album, assistito da volontari.

Attività della Mediateca: acquisto, organizzazione e gestione di dischi, CD, DVD, VHS etc. e relativa messa a disposizione dei soci. La discoteca contiene ca. 8000 CD e DVD (musica classica, jazz, ballabili, racconti per ragazzi etc.). La videoteca ha una collezione di ca. 10000 DVD (animazione, azione, commedie, fantascienza, thriller, documentari etc.

Responsabile della Mediateca: Ino Lucia, responsabile del funzionamento e della gestione del settore e dell’utilizzo dei CDs, DVDs, LPs , film (DVDs o VHS), assistito da volontari.

Orari di apertura dei due Settori: lunedì, dalle 09:00 alle 12:30; giovedì, dalle 09:00 alle 12:30

Contatti:            Associazione Culturale Europea (ACE)- TP 014
Via Enrico Fermi, 2749 – 21027 Ispra (VA) – Italy
E-mail: info@associazione-culturale-europea.eu

Informazioni: informazioni aggiornate sugli orari di apertura, sui periodi di chiusura, sui cataloghi (consultazione online) sono fornite sul sito web: www.associazione-culturale-europea.eu. I cataloghi cartacei sono disponibili nei locali della biblioteca.

Utilizzo di strumenti e attrezzature di proprietà: l’accesso alla biblioteca è consentito agli Associati e ai loro famigliari. I libri, gli album e le riviste sono a loro disposizione e possono essere presi in prestito.  Analogamente per la Mediateca, i CDs, DVDs, LPs, film (DVDs o VHS) possono essere presi in prestito a costo zero.

Le regole da rispettare, per l’utilizzo gratuito dei materiali suddetti, sono le seguenti:

  • Gli articoli (per settore), che possono essere prelevati contemporaneamente, sono al massimo 5. Un album contenente 5 dischi è equivalente a 5 articoli.
  • Un articolo deve essere restituito entro una settimana, a meno che non si tratti di un libro o di un corso di lingua, che possono essere trattenuti per quattro settimane, al massimo. La durata del prestito è calcolata sul numero di giorni di calendario, senza alcuna differenza tra giorni feriali e festivi.
  • Nel caso che i suddetti limiti non siano rispettati, sarà applicata una penale di 1,50 Euro per ogni articolo restituito in ritardo, per ogni settimana (o frazione di settimana) di ritardo accumulata.
  • Il valore massimo della penale è fissato a 15 Euro per ogni articolo.
  • Il ritardo sulla restituzione di un articolo automaticamente implica l’impossibilità di ottenere un altro articolo in prestito dallo stesso settore. Questo limite permane fino ad avvenuta regolarizzazione.
  • Nel caso che un oggetto sia smarrito o danneggiato, si dovrà provvedere al rimborso totale delle spese di rimpiazzo dell’articolo (minimo 15 Euro).
  1. c) Arti Visive

Le attività del Settore sono centrate su esibizioni artistiche e multidisciplinari. Le iniziative sono molteplici e rappresentano una vera e propria diffusione della cultura a tutto tondo, da mostre, esibizioni, eventi poetici, musicali etc., con coinvolgimento del territorio, di associazioni artistiche e culturali dell’area, di enti pubblici e privati, spesso con patrocinio della regione Lombardia e anche della Repubblica Italiana. Le manifestazioni hanno sempre una connotazione originale e, nella quasi totalità dei casi sono ideate, progettate e realizzate dal settore. La stampa e i media locali diffondono dei messaggi entusiastici sulle iniziative. Esempi di iniziative sviluppate dal settore: 1990, Presidente Antonio Bandirali, celebrazione dello Schuman day, poi trasferita alle Pubbliche Relazioni; 1990, celebrazioni del Semestre Europeo, poi trasferito ai Comitati ad hoc; 2015, primo  evento “ Arte & Scienza nel terzo Millennio “, ideato da Antonio Bandirali e Giampiero Tartaglia, attività poi adottata quale attività continua in seno al JRC; 2017, evento “ Spazi dell’Arte “ (Decommissioning, scienza al servizio delle future generazioni), quindi  ampliata ad evento road-show (Venezia, Wien etc.) e premiata nel 2018 dal Ministero della Cultura per la creatività artistica in un contesto industriale inaspettato. Esempi di attività organizzate/pianificate nel periodo 2022/2023: Dibattito su Interazione tra Scienze matematiche ed espressioni artistiche; Mostra espositiva di opere d’arte realizzate da artisti durante il periodo pandemico; Mostre, Eventi su “225 ANNI DELLA NASCITA DELLA BANDIERA TRICOLORE ITALIANO”; Musica e strumenti, seminario sulla storia degli strumenti; Seminario e mostra “Il libro d’ artista quale opera d’ arte”; fotografia Incontro con Giorgio Lotti, fotoreporter di fama internazionale;  Giornata mondiale della Poesia; spettacolo “Letteratura e musica nei primi del ‘900”; L’Epopea del volo (1903-2023), celebrazioni del centenario dell’aeronautica – periodo 2023-2024.

Responsabile del Settore Arti Visive: Antonio Bandirali, responsabile del funzionamento e della gestione del settore. Collaborazione di altri volontari.

  1. d) Concerti

Il Settore si propone di organizzare concerti di tutti i generi (musica classica, jazz, tradizionale, leggera). Gli artisti invitati sono di chiara fama. Un’ altra azione consiste nel promuovere giovani artisti ancora non professionisti non solo attraverso concerti, ma anche con premi o borse di studio; di proporre eventi musicali di ogni genere, lezioni concerto, musica/teatro.

I concerti proposti sono aperti sia ai Soci dell’Associazione, che ai dipendenti del JRC e a tutta la popolazione in genere e, nella maggior parte dei casi, sono gratuiti. Gli eventi vengono realizzati sia presso l’Auditorium del Club House, che in altre sedi nella Provincia di Varese, grazie anche a collaborazioni con Comuni e Associazioni del territorio, Semestri, Clubs del JRC. Ogni anno, circa 15 concerti sono organizzati. Grazie all’attività svolta in questi anni, la rassegna concertistica proposta dall’Associazione è ormai una realtà ben conosciuta nella provincia di Varese contribuisce significativamente alla divulgazione della musica e delle finalità del JRC attraverso la popolazione

Responsabile del Settore Concerti (e relative pratiche SIAE): Clara Schembari.

Regole di utilizzo del Pianoforte. Il pianoforte Steinway & Sons, di proprietà dell’Associazione Culturale Europea, si trova attualmente presso l’Auditorium del Club House. È uno dei pochi pianoforti utilizzati per concerti nella Provincia di Varese ed è riconosciuto dagli artisti come uno strumento di valore.

L’utilizzo del pianoforte è riservato a professionisti. Altri Club/Associazioni possono usufruire del pianoforte, nel pieno rispetto delle regole descritte nell’Allegato V. Nel caso di mancato rispetto delle suddette regole, l’utilizzo del pianoforte sarà revocato.

  1. e) Conferenze

Il settore è attivo nell’organizzazione di conferenze, che spaziano dall’arte: pittura, scultura, cinema (storia del cinema e dei grandi registi), teatro (Shakespeare), storia dell’arte (stili liberty e contemporaneo), moda; alla cultura (letteratura (grandi autori), poesia, fiabe, musica (classica, moderna, jazz, rock, canzoni, opera), storia (R. Schuman, Europa, guerre, radici cristiane), salute  (benessere, malattie, dietologia, dipendenze psicologiche, disagi, fanatismo religioso, dipendenze informatiche), alle culture orientali (giapponese, coreana, cinese …), alle riflessioni sul futuro del paese (v. iniziative MIUR), alla comprensione delle opere d’arte e alla preparazione di visite a musei, mostre; alla scienza: energia nucleare, decommissioning, energie alternative, fisica quantistica, paleontologia, chimica, EURATOM, CERN, trasporti (veicolo elettrici),  pandemia, morfologia, psicanalisi, clima, geo-parchi, foreste e natura, giornalismo, social media, creatività dei bambini, terapia musicale.

Negli ultimi dieci anni, il settore ha organizzato oltre 160 conferenze nei campi sopra indicati Tenendo conto della sinergia culturale, il settore collabora con altri settori dell’ACE ed altri club e associazioni. Conferenze sull’opera erano organizzate da ACE e Cei congiuntamente a partire dal 2013 e fino al 2019 (ACE è stata esclusa sia dall’ organizzazione che dalla partecipazione a tali conferenze).

Le conferenze sono normalmente organizzate presso l’Auditorium della Club House e in altre sedi della Provincia di Varese. Iniziative previste nel 2023: Workshop “Psicoterapia” (incontri settimanali di 3 ore (martedì e/o sabato mattina) nel periodo settembre – giugno. Altre attività che potrebbero essere lanciate, in futuro.

Responsabile del Settore Conferenze: Agnessa Dymsha (musicologo, pianista, interprete, insegnante). Da anni svolge attività di volontariato nei progetti “I Nuovi Cittadini” e “Per Un Mondo Migliore” finalizzati all’integrazione linguistica e culturale di cittadini provenienti da diversi contesti.

  1. f) Scrittura creativa

Il settore “Scrittura Creativa” è un vero e proprio laboratorio letterario di lettori e scrittori, all’interno del quale è possibile accedere a corsi e seminari per l’apprendimento delle principali tecniche narrative.  Il laboratorio pretende di essere una comunità creativa per lo scrittore in formazione, un luogo di scambio intellettuale, dove conosce, apprezza e impara dal lavoro degli altri ed è anche soggetto a critiche e riceve consigli dai suoi compagni.

Il gruppo è impegnato in riunioni settimanali di scrittura creativa nei quali si pretende mettere alla prova la creatività dei partecipanti con esercizi che stimolano la loro intraprendenza. Gli scrittori scrivono perché vogliono essere letti e, per ciò, l’obiettivo principale del club è motivare gli aspiranti scrittori a concludere il loro processo creativo con una pubblicazione individuale o di gruppo.

Attività proposte: Il laboratorio propone 8 diversi gruppi all’interno del settore in modo tale che ogni partecipante possa scegliere una o più attività d’accordo al suo interesse e tempo disponibile:

  • Gruppo 1. “Libri Caserecci”. Questo gruppo e; formato da scrittori che vogliono scrivere un libro individualmente per pubblicarlo con il sistema di self-printing. Scrivono regolarmente durante un anno fino a pubblicare le proprie opere.
  • Gruppo 2. “Polpo scrittore”. Coloro che vogliono divertirsi scrivendo e poi leggendo e poi scrivendo di nuovo sono invitati a scrivere raccontini a “dieci mani” (5 scrittori). Il gruppo deve essere formato da multipli di 5 scrittori per scrivere a turno le differenti fasi di un racconto. I racconti sono pubblicati sul sito web dell’ACE.
  • Gruppo 3. “Tablet-book”. Il gruppo è composto da scrittori e illustratori. Gli scrittori scrivono delle storie per bambini molto semplici e si stampano su carta in un libretto a forma di “Tablet”, ecco da dove deriva il nome. Con questi libri di favole si cerca di stimolare ai lettori più piccoli a leggere sulla carta e aiutare a moderare l’uso eccesivo dei dispositivi elettronici.
  • Gruppo 4. Libro di Audio-racconti. Alcuni autori scrivono le storie mentre altri prestano la voce per creare testi sonori. Si approfitta delle piattaforme come YouTube e Spotify per promuovere e diffondere le opere registrate.
  • Gruppo 5. Libro di gruppo. Tutti membri del gruppo di scrittura creativa sono invitati a partecipare con un racconto per creare il “Libro di gruppo” che viene pubblicato e presentato alla fine dell’anno, attività con cui si conclude il ciclo del laboratorio di scrittura creativa.
  • Gruppo 6. Concorso letterario. I membri con più esperienza del gruppo sono invitati a diventare giudici per la selezione dei vincitori del concorso letterario che si pretende organizzare ogni anno. Il concorso consiste di due categorie, ogni una con due suddivisioni (italiano e inglese): Racconti brevi (5000 parole max) e Microracconti (100 parole max). Il concorso riceve il nome di “Olimpiadi di Microracconti” e i vincitori vengono premiati con medaglie colorate di oro, argento e bronzo, simulando una gara sportiva.
  • Gruppo 7. Storie musicalizzate. Questo gruppo crea delle storie basandosi sui testi di canzoni famose. Per evitare problemi di copyright, sono utilizzati solo i brani pubblicati su YouTube a cui si fa riferimento utilizzando un link dal nostro sito web dell’ACE.

Locali e attrezzature utilizzati: Il gruppo organizza incontri a cadenza settimanale nell’aula 7 dell’edificio 1, nei quali si discutono strategie per migliorare la scrittura e si coordinano le pubblicazioni. Gli incontri sono generalmente in modo ibrido, vale a dire: in presenza e virtuale per chi non può assistere, avvalendosi di presentazioni PowerPoint utilizzando un proiettore e la piattaforma zoom.

Per le presentazioni dei libri appena pubblicati si utilizza l’auditorium del Club House due volte all’anno e ci si approfitta anche per organizzare all’intervallo delle presentazioni la cerimonia di premiazione dei vincitori al concorso letterario organizzato dal settore. Il gruppo usufruisce della tecnologia disponibile come posta elettronica e WhatsApp per comunicare e coordinare i lavori infrasettimanali. Parallelamente agli incontri, si organizzano i corsi di formazioni in collaborazione con l’Università senza Età di Sesto Calende. I corsi sono destinati a tutti coloro che vogliono cimentarsi con la scrittura per addivenire ad una esperienza creativa che si materializzerà in una narrazione scritta.

Modalità di partecipazione alle attività: Per entrare a far parte del Club di Scrittura Creativa non è richiesta alcuna esperienza, ad eccezione della padronanza della lingua scritta (italiano o inglese). Agli incontri e ai corsi di formazione possono partecipare tutti i soci ACE senza costi aggiuntivi, mentre i concorsi letterari sono aperti all’intera comunità in forma gratuita..

Collaborazioni e Sinergie: Il settore Scrittura Creativa cerca di collaborare con altri settori all’interno dell’ACE e anche con altri club e associazioni per creare una “sinergia culturale”.

Responsabile del Settore: Emilio Mendoza, agrobiotecnologo di professione, dedica il suo tempo libero alla scrittura creativa, la sua passione da sempre: scrive fin da bambino e ha già pubblicato diverse opere letterarie in diverse lingue. Dei volontari/collaboratori lo aiutano nell’ attività.

  1. g) Paesaggio

Il settore, di recente creazione, organizza riunioni ed eventi centrati sul giardino quale idea culturale., offrendo occasioni per riflettere su paesaggio e natura e per promuovere lo sviluppo sostenibile e delle comunità locali. Uno dei fili conduttori dell’iniziativa parte da un manifesto botanico per un mondo migliore e si fonda sulla conoscenza e il rapporto con gli altri organismi, viventi e non, che abitano il pianeta Terra insieme a noi, conducendo a progettare giardini e luoghi ricchi di natura e biodiversità e a bassa manutenzione. La tematica invita anche a prendere coscienza della bellezza della natura e della sua fragilità, illustrando come la partecipazione dei cittadini alla tutela del paesaggio non sia solo un’opportunità, ma anche un fattore necessario al cambiamento di paradigma. Solo attraverso la conoscenza si può custodire e valorizzare il prezioso patrimonio che ci circonda
Da un punto di vista scientifico, gli eventi organizzati spiegheranno come realizzare un giardino sostenibile e ospitale per gli esseri viventi e indicheranno anche dei piccoli accorgimenti per aiutare la natura e perfino per mitigare il cambiamento climatico. Spesso ci demoralizza l’idea che il nostro giardino sia troppo piccolo affinché le nostre scelte possano avere un effetto positivo sull’ambiente. In realtà un piccolo giardino è enorme per un piccolo invertebrato.

Responsabile del Settore: Nada Kovjic Edwards.

  1. h) Eventi e gite culturali

Il settore organizza gite culturali al di fuori della provincia di Varese per poter assistere a opere liriche (Teatro alla Scala, Arena di Verona etc.); a concerti di musica classica; a serate jazz; esibizioni artistiche (balletti etc. ) quali Shen Yun, MOMIX, Cirque du Soleil (e.g. Teatro degli Arcimboldi, Piccolo Teatro, Teatro Lirico Gaber, etc.; danza; visite a mostre/musei (e.g. MUDEC, Palazzo Reale a Milano); visite guidate a città e siti di interesse culturale in Italia ((e.g. Opera Festival, Arena di Verona) e all’estero (visita ad Amburgo, Germania, per presenziare ad un concerto presso la e Concert Hall Elbphilharmonie). Il settore organizza anche gite culturali (es. visita a luoghi/siti ad elevato contenuto culturale) in collaborazione con i Semestri (e.g. visita a Stoccolma). Il settore garantisce anche il servizio trasporti. I partecipanti e gli accompagnatori sono protetti da assicurazione (v. capitolo 19).

Accesso agli eventi: l’accesso agli eventi a pagamento organizzati dal Settore è normalmente riservato ai membri dell’Associazione. Tuttavia,

  1. I minorenni (< 18 anni), figli di membri di ACE possono accedere agli eventi, senza pagare nessun supplemento sul costo del biglietto standard. Essi sono considerati “ospiti“ e devono essere accompagnati da un membro dell’ACE, che può essere un genitore o una persona che fa le veci del genitore. In quest’ultimo caso, i genitori devono fornire evidenza all’ACE della delega da essi conferita a tale persona che agisce per loro conto e che si faccia pieno carico della responsabilità del minorenne, liberando l’ACE da qualsivoglia responsabilità in merito. Il formulario da utilizzare è disponibile sia in lingua italiana, Delit.ver.10/12/2022, che in lingua inglese, Deluk.ver.10/12/2022, v. Allegato IV, sul sito www.associazione-culturale-europea.eu.
  2. Eccezionalmente, i membri di ACE hanno la facoltà di invitare ospiti (non-soci) a eventi individuali per soci. Gli ospiti (adulti) pagheranno un supplemento pari a (venti) 20 Euro per il singolo evento. I membri che invitano devono pagare tutti i costi relativi ai loro ospiti (tariffa standard e supplementi). Gli ospiti potranno essere accettati in base alla disponibilità dei posti e all’ ordine di iscrizione all’evento.

Sede/locali utilizzati: Ufficio sito nell’edificio n.1, all’ entrata del JRC; presenza occasionale presso l’infoPoint nella Club House.

Attrezzature: l’ufficio è dotato di computer e di tutti gli altri strumenti di supporto al lavoro (stampante, telefono, scanner, distruggi documenti, etc.). Strumenti informatici più utilizzati: Data-Base per la gestione dei soci (Data-Base Caruso); word; Excel. L’utilizzo degli strumenti informatici e degli aggiornamenti on-line è supportato da Christophe Louvrier.

Responsabile del Settore: Evi Rauscher. Collaboratori/volontari: Anna Bellorini (processi di prenotazione; lingua italiana); accompagnatori agli eventi (per ogni gruppo di venti partecipanti, dovrebbe essere presente un accompagnatore; l’accompagnatore non è soggetto a spese).

  1. h) Cinema

L’attività è stata recentemente riattivata. Il programma previsto per il primo periodo prevede proiezioni di documentari, seguite da discussioni; b) conferenze con intervento di registi ed eventuali proiezioni di filmati. Si prevedono collaborazioni tra il Settore Cinema e il Settore Conferenze e con eventuali altri settori (ad esempio il settore Eventi per Soci e Paesaggio.

Responsabile del Settore: Annette Becker.

12. ALTRE ATTIVITA’ ACE

12.1 Collaborazione con i Comitati di celebrazione dei Semestri di Presidenza UE.

Nel 1990, ACE lanciò l’idea delle celebrazioni dei Semestri di Presidenza della UE, attraverso la creazione di un apposito Comitato. L’attività fu poi trasferita ai Comitati “nazionali” relativi, che si costituiscono per il rispettivo Semestre. Da quel momento, ACE ha sempre collaborato con I vari Comitati che si sono succeduti per organizzare gli eventi celebrativi dei vari Semestri di Presidenza UE. Tali manifestazioni sono aperte a tutti, per loro natura. Inoltre, il carico di lavoro è distribuito tra il Comitato organizzatore del Semestre UE in Corso e ACE. Considerando che il carico di lavoro per ACE è solo parziale, il calcolo del supplemento di costo per i non-membri che partecipano a tali eventi è effettuato in modo proporzionale al lavoro parziale effettuato da ACE.

Esecuzione: Il Comitato Organizzatore del Semestre contatta il Presidente di ACE (o viceversa) e una riunione è organizzata almeno sei settimane prima dell’inizio del Semestre. A tale riunione partecipa il Consiglio Direttivo di ACE e i rappresentanti del Semestre (Presidente o incaricati). Sia il Semestre che ACE formulano proposte di collaborazione per diversi eventi. Le proposte saranno poi dettagliate dai rispettivi settori di attività con il Semestre. Una volta pronte, le proposte saranno approvate dal Consiglio Direttivo.

Le locandine degli eventi includeranno il logo di ACE oltre a quello del Semestre. Gli eventi saranno pubblicizzati attraverso i canali del Semestre e attraverso i canali ACE. Un responsabile (punto di contatto ACE per i Semestri), viene nominato semestre per semestre.

I Semestri restano responsabili delle prenotazioni delle esibizioni in caffetteria. Nel caso, la segreteria (Anna Bellorini) può fornire i contatti.

12.2 Contributo allo Schuman day

Analogamente, nel 1990, ACE ebbe l’idea e si occupò di organizzare gli eventi celebrativi per la giornata di Schuman, il 9 maggio, giornata europea, che ebbe una forte connotazione scientifica e culturale. In seguito gli eventi furono affidati alle Pubbliche Relazioni, che spesso ricorrono all’aiuto di ACE per organizzare la manifestazione.

12.3 Manifestazioni straordinarie

ACE organizza o partecipa ad eventi e manifestazioni a carattere straordinario, quali celebrazioni, feste culturali etc. Nel 2022, ACE ha festeggiato i 60 anni di vita. Un libro sulla storia dell’Associazione dalla sua nascita fino ad oggi è stato scritto e la sua pubblicazione è imminente.

Nel corso del 2023, ACE ha partecipato alla manifestazione “Festival della Meraviglia” (Laveno, gg. 12- 14 maggio) e alla “1° Festa Culturale/Sportiva del JRC” (Ispra, giugno).

13. COLLABORAZIONE CON ALTRI CLUBS/ASSOCIAZIONI/TERZI

ACE ha tradizionalmente e da sempre collaborato con altre entità e, in special modo, con altri clubs e associazioni del JRC. ACE si è sempre adoperata per fornire aiuto ed assistenza ed è assolutamente impegnata (come da Statuto) ad incoraggiare altri club COPAS ad organizzare visite ed eventi nelle’ area culturale, anche tenendo conto del fatto che tutti contributi a questo sforzo comune non possono che essere di beneficio alla comunità del JRC. ACE, ovviamente, si riserva un ruolo di co-ordinazione, per evitare la sovrapposizione e/o la duplicazione di eventi, la frustrazione tra volontari, partecipanti e soci generata da eventi simili programmati a pochi giorni di distanza, e, quindi, evitare la competizione tra clubs/associazioni, che può solamente essere deleteria. ACE confida che la vita culturale della comunità JRC, che risale alle origini stesse del sito, possa continuare a crescere e rafforzarsi in futuro.

Le collaborazioni hanno riguardato o potranno riguardare i seguenti club/associazioni:

  • AIACE: Associazione degli anziani dell’Unione europea.
  • ADS: Amici della Storia: organizzano incontri tecnico-scientifici e socio-economici.
  • Anemos: crescita personale e benessere psico-fisico
  • Cancer Support Group: supporto ai colleghi & famiglie con supporto DG HR.
  • CEI: Club Europeo Ispra, che sviluppa attività ricreative quali momenti di integrazione e di socializzazione.
  • Club Ceramica CCR: atelier di ceramica.
  • Coro Europae Cantores: preparazione di concerti con coro.
  • Eur Art: Club Teatro CCR
  • FCC: Foto Cine Club; collaborano con il settore “scrittura creativa”
  • JAC Mountain Club: gite ed eventi in montagna
  • JAMM Music Club: lezioni e serate di musica con gruppi di musicisti.
  • JRC Radio Club: radio-amatori con trasmissioni digitali

Le collaborazioni con Associazioni Culturali esterne coinvolgono o hanno coinvolto le Associazioni:

  • Circolo degli Artisti di Varese: promuove e sostiene iniziative e manifestazioni d’arte e cultura in Varese e Provincia.
  • La Varese Nascosta: promuove e sostiene iniziative culturali in Varese e Provincia.
  • Varese Può: società varesina di lettere, arti e scienze.
  • Amici di Mario Berrino di Ispra: promuove manifestazioni letterarie con convegni e concorsi.
  • Biblioteche Comunali di Ispra, Besozzo, Angera: attività di gemellaggio culturale.
  • Università Senza Età di Sesto Calende/Ispra: corsi e conferenze.
  • Sesia Val Grande Unesco Global Geopark: eventi legati alla natura e territorio del Lago Maggiore.

Progetti futuri:

  • allargare la collaborazione con le altre associazioni del JRC e con altre associazioni esterne in modo di avere una maggiore partecipazione dei membri del personale attivo ed in pensione assieme alle loro famiglie (v. capitolo 16).
  • sanare situazioni di sovrapposizione, crescenti, tra le attività organizzate da ACE e quelle organizzate da CEI. Ciò permetterà anche di evitare le situazioni odierne, in crescendo, in cui sono ricevute delle prenotazioni per eventi ACE, seguite da disdette perché i richiedenti sono associati solamente a CEI.

Responsabile delle attività: nominato secondo il tipo di collaborazione.

14. PROGRAMMAZIONE ANNUALE

La programmazione annuale per l’anno x viene lanciata il primo ottobre dell’anno x-1, su richiesta del Consiglio Direttivo. Tutti i settori di attività dovranno inviare una lista delle attività previste, con indicazione delle spese relative entro il 31 ottobre dello stesso anno. Il tesoriere raccoglierà i contributi, e, per la parte spese, li integrerà con le spese generali di esercizio; per la parte entrate, contatterà il COPAS per accertare le possibilità e i limiti di finanziamento specifico, raccoglierà tutti i dati sulle entrate previste da sovvenzioni, partecipazioni, lasciti etc. Il Tesoriere, sulla base dei dati ricavati, elaborerà un piano finanziario e, alla fine del processo, presenterà una relazione riassuntiva al Consiglio Direttivo per approvazione (possibilmente entro la fine del mese di gennaio dell’anno x).

Per quanto riguarda la richiesta di crediti, i settori dovranno indicare le attività da finanziare attraverso il contributo normale COPAS, sia le attività che necessitano, per la loro natura, la richiesta di fondi extra al COPAS. In tal caso, i settori (il responsabile di ogni relativo settore), dovrà preparare una giustificazione in merito, da inviare al COPAS.

La relazione riassuntiva, di cui sopra, conterrà una tabella con proposta di ripartizione di fondi (divisi in fondi ordinari e fondi straordinari) ai vari settori di attività dell’ACE. Oltre alla relazione riassuntiva, le proposte inviate dai vari settori, saranno presentate al Consiglio Direttivo, dai rispettivi capi settore, nella prima riunione dell’anno x, durante il mese di gennaio. I modelli di richiesta crediti, di programmazione, di rendicontazione non sono allegati.

Responsabile della Programmazione Annuale e della sua presentazione al COPAS: il Tesoriere.

15. RENDICONTAZIONE

Alla fine di ogni anno solare, l’Associazione Culturale emette un rendiconto delle attività svolte (rapporto annuale). Il rendiconto è necessario per soddisfare agli obblighi legali e fiscali [2, 3], agli obblighi statutari [1], al regolamento COPAS [2] e per fornire ai soci tutti e agli organi dell’Associazione uno strumento con cui valutare l’operato, riflettere su miglioramenti/estensioni/revisioni delle attività, preparare la programmazione futura e le relative implicazioni finanziarie, le eventuali azioni di marketing e pubblicitarie.

Il rendiconto include: illustrazione delle attività svolte, con compendio di tutte le spese sostenute divise per settore di attività, finanziamenti ottenuti e entrate in generale etc., tabelle riassuntive su bilancio annuale, stato patrimoniale, rendiconto di cassa e tutto quanto necessario per una visione completa della situazione contabile. Ogni responsabile di settore fornisce i dati su spese, ricavi, risultati ottenuti etc. etc.

Il Tesoriere raccoglie tutti i contributi necessari alla stesura del rapporto annuale. Il rapporto è approvato dal Consiglio Direttivo e quindi inviato alla segreteria del COPAS, conformemente all’art.1 dello Statuto. Il rapporto e, specificamente, tutta la parte contabile è inviata anche al commercialista per la dovuta denuncia fiscale e messa a disposizione degli organi di controllo (Art. 5 dello Statuto ACE). Il rendiconto economico include, ovviamente, l’inventario dei beni patrimoniali (lista dei beni, patrimonio dell’ACE, valore originale, valore attualizzato, luogo di conservazione/utilizzo, responsabili).

Responsabile della rendicontazione: il Tesoriere.

16. MARKETING

È riconosciuta l’esigenza di sviluppare una strategia di comunicazione, in modo da rafforzare le collaborazioni esistenti con altre associazioni club sia interni all’ambiente JRC che esterni e presenti sul territorio. A tal proposito, si segnalano le iniziative del settore Arti Visive, molto variegate, che richiederebbero una pubblicità maggiore. È auspicabile anche un coinvolgimento maggiore delle Istituzioni locali nelle iniziative dell’Associazione e una partecipazione ai bandi emessi per gli enti del terzo settore. Su richiesta del Consiglio Direttivo, l’AWG si occuperà della stesura di un documento strategico in merito, che sarà disponibile entro il mese di aprile 2024 [7].

Responsabile per il marketing e la comunicazione in generale: Christophe Louvrier.

Comunicazione. I canali di comunicazione utilizzati al momento sono molteplici:

  • Sito web (associazione-culturale-europea.eu). Il sito presenta l’Associazione Culturale Europea, illustrandone la storia, lo scopo e le finalità, l’organizzazione, le attività principali, i settori di attività, gli eventi in corso e programmati, i formulari e i moduli. Il sito fornisce anche l’accesso diretto a funzioni online (es. associazione, nuova iscrizione etc.).
  • Sono emesse con frequenza mensile e illustrano le iniziative programmate nel periodo.
  • Sia per il sito web che per le newsletters, i responsabili di settore inviano i loro contenuti a Christophe Louvrier, che provvederà a caricare i contenuti sul sito o a formulare le newsletters, poi inviate a tutti gli associati.
  • Mail: ogni responsabile di settore invia regolarmente e direttamente mail agli associati per informarli degli eventi in corso o programmati e per fornire informazioni più puntuali sui singoli eventi.
  • I settori di attività potrebbero avere la necessità di utilizzare una casella PEC per le loro attività correnti. Nel caso, sarà concesso l’uso di detta casella PEC, da utilizzare con la massima disciplina.
  • Bacheche: L’ACE dispone di tre bacheche collocate nel Clubhouse (una per ogni piano). Posters e locandine saranno preparati e potranno essere collocati nelle bacheche e in altri punti, ad esempio: Edificio 1, clubhouse, mensa, InfoPoint (v. sotto).
  • Brochure e volantini: delle brochure e volantini saranno preparati, contenenti la programmazione annuale di ACE o la presentazione di programmi per uno specifico settore. Saranno distribuiti al pubblico ad esempio presso l’Infopoint, la mensa etc.
  • Infopoint: l’Associazione Culturale Europea ha riservato delle sale presso la struttura Clubhouse del JRC, in modo da poter fornire direttamente informazioni sia sull’Associazione che sulle attività, che sugli eventi previsti. La prenotazione delle sale (v. Tabella 3) è effettuata secondo quanto previsto dalla nota COPAS (2023) 6767882 datata 05/10/2023.

Responsabilità operativa su infopoint, bacheche, prenotazione sale presso Club House: Annette Becker.

Clubhouse: i soci di ACE possono accedere alla Clubhouse, secondo gli orari di apertura della medesima. L’accesso è garantito dalla tessera ACE. L’ accesso è altresì consentito per assistere agli spettacoli/eventi ACE che hanno luogo nell’Auditorium o in altri locali della Clubhouse.

Tabella 3: Sale del Clubhouse

17. ITC

Il supporto informatico è fondamentale per l’esercizio dell’Associazione Culturale Europea. Oltre alla parte hardware e software di routine, la pianificazione ed esecuzione di acquisti etc., sarà fondamentale il contributo richiesto nel 2023 per lo sviluppo di una piattaforma digitale che consenta

  • la digitalizzazione di tutte le attività dell’Associazione, eliminando del tutto il cartaceo
  • la costituzione di un archivio digitale dell’Associazione
  • l’aggiornamento del database degli Associati

Per i tre punti, a carattere più strategico, l’Associazione dovrà aver almeno terminato la fase di progettazione ed avviato la fase di implementazione entro la fine del 2023.

Il responsabile ITC è Christophe Louvrier.

18. ASSICURAZIONI

In ottemperanza alla normativa per il Terzo Settore e a quanto previsto dallo Statuto, i volontari che assicurano la gestione delle manifestazioni culturali godono di una copertura assicurativa, che abbraccia i tre livelli seguenti:

  • Responsabilità Civile (RC) per Rischi Diversi (Helvetia). La polizza è attiva per lo svolgimento di tutti gli eventi/gite dichiarati nel registro degli eventi detenuti dall’Associazione. Serve a proteggere tutti i partecipanti (volontari e soci) da diversi rischi, ad es. qualora ci siano richieste di risarcimento da parte di un soggetto esterno all’associazione. La copertura ha la durata annuale con 30 giornate previste. Da notare che la percentuale di eventi accidentali in cui esiste una “co-responsabilità “ è in aumento.
  • Polizza individuale infortuni (Helvetia). La polizza copre i volontari dell’associazione che svolgono attività esterne o interne e che sono esposti a rischi maggiori (es. durante i viaggi). Sono coperti da spese mediche ed infortuni subiti con somme assicurate per invalidità parziale, permanente e per morte. Sono coperti i 2 volontari del settore eventi, 2 volontari della biblioteca ed 1 volontario della mediateca per la durata
  • Tutela Legale (ARAG). La polizza è volta a tutelare l’operato del presidente dell’Associazione, garantendo l’assistenza professionale di avvocati e specialisti del settore legale e la copertura delle spese legali e peritali in caso di controversie penali per la durata annuale.

In generale e in presenza di qualsiasi evento accidentale che coinvolge dei volontari, si raccomanda di non prendere nessuna decisione prima di aver contattato il pronto soccorso al 118.

Il Vice-Presidente dell’Associazione è responsabile della pratica. Egli procede a preparare e a negoziare con le compagnie assicurative i rinnovi annuali, i necessari emendamenti ed aggiornamenti, secondo le esigenze dell’Associazione e ad assicurarsi che le polizze siano effettivamente efficaci nella copertura degli associati/volontari.

19. ARCHIVIO

Al momento, l’archivio dell’Associazione Culturale Europea è costituito da faldoni che conservano copia cartacea dei documenti. Le informazioni in formato digitale sono in parte disperse e non disponibili in forma organica e strutturata o almeno non tracciabili. In particolare, non si hanno tracce di molti degli eventi organizzati dall’ACE nei passati sessant’ anni di attività (alcune annate sono disponibili sul sito web, i.e. gli eventi che hanno avuto luogo negli anni 2017, 2018 and 2019). L’Associazione Culturale Europea intende dotarsi di un archivio completamente digitale: un primo schema della struttura dell’archivio è presentato di seguito.

Indice dell’Archivio dell’Associazione Culturale Europea

Un sistema automatico di back up garantirà la duplicazione dei contenuti. L’accesso dell’archivio sarà consentito ai membri del Consiglio Direttivo. Come descritto sopra, ogni settore avrà una cartella dedicata, nella quale inserire i documenti utilizzati per i vari esercizi annuali. Una struttura più dettagliata sarà definita, per una definizione delle mansioni (es. sezione finanziaria, sezione pubblicitaria etc.). Nella fase iniziale, il supporto cartaceo sarà mantenuto al minimo e sarà progressivamente ridotto a zero. L’organizzazione e l’implementazione di un archivio completamente digitale avrà luogo a partire dal 1ottobre 2023. La realizzazione coinvolgerà tutto il gruppo AWG sia per la parte contenuti che per la parte di sviluppo informatico. Christophe Louvrier ha fornito una soluzione per l’archivio, annunciata con mail del 19/09/2023.

Responsabile operativo dell’archivio: Christophe Louvrier.